ITISeasy.business Vertragsmanagement

Mit unserem Vertragsmodulen haben Sie alle Ihre Verträge im Blick

Fast schon seit Menschengedenken, zumindestens aber bereits schon im alten Testament erwähnt, gibt es Verträge zwischen Menschen. Hierin wird festgehalten, wenn zwei Parteien sich einig werden. Natürlich gibt es völlig unterschiedliche Verträge, vom Kauf eines Haushaltsartikels bis hinzu Firmengründungen oder Eheschliessungen. Gemeinsam haben diese aber alle bestimmte Eigenschaften: Die Sache, um die es geht ist genauso zentral wie die zeitliche Einordnung und natürlich ist es wichtig, dass die vertragsschliessenden Parteien eindeutig und nachweisbar Ihren Willen zum Vertragsschluss kundtun. Um diese Situation optimal abbilden zu können, haben wir die Odoo ERP Lösung gezielt daraufhin angepasst.
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Vollautomatisch: ERP-Vertragsmanagement mit unserer Lösung  ITISeasy.business

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In einer Geschäftslösung wie ITISeasy.business ist die Vertragsverwaltung eine der zentralsten Aufgaben des Systems: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können hierin jederzeit einsehen, was vereinbart wurden, wenn die Eingabe der Vertragsdaten richtig passiert ist und passieren konnte. Das betrifft sowohl Verkaufs- wie auch Einkaufsverträge.  Hierbei hat die Enterprise Lösung von odoo Deutschland nichts vernünftiges zu bieten, sondern beschränkt sich lediglich auf den traditionellen Weg des Einzelauftrags bzw. der Einzelbestellung. Das noch verfügbare „Subscription“-Modul für Vertragsmanagement mit dem deutschen odoo Enterprise sehr stark auf den Eigenbedarf ausgerichtet und lässt sich nur in wenigen Geschäftsfällen direkt einsetzen.

Wer handelt, der kauft und verkauft – zumeist auf Basis von Verträgen.

Im Gegensatz zu Odoo ERP Lösung macht es ITISeasy.business hingegen vor wie das Ganze funktioniert: Sowohl Rahmenaufträge wie auch Verträge mit monatlichen Leistungen, aber gerne auch gemischt mit Vertragsbesandteilen, die nur einmal abgerufen und geliefert werden sind hierin möglich. Der Clou hierin ist die mögliche Verknüpfung von Einkaufs- und Verkaufsvorgängen direkt im Vertragmodul; so lassen sich voneinander abhängige Verträge modellieren und bei Vertragsänderungen mit entsprechenden Abhängigkeitsrechnungen und -meldungen versehen.

Die Mischform eines Vertrages, die sowohl Einmal-Bestandteile (Zum Beispiel die Lieferung der Hardware) umfasst, aber auch die monatliche Abrechnung einer Leistung, zum Beispiel Support oder Leitungskosten, kann ebenfalls in ITISeasy.business abgebildet werden. Damit lassen sich wirkliche Geschäftsvorfälle auf einem Dokument festhalten – ein mehrfaches Vertragswerk ist normalerweise nicht mehr notwendig.
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Darum prüfe, wer sich ewig bindet: Die Laufzeit

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Ist es Ihnen nicht auch schon einmal passiert, dass sie einen geschlossenen Vertrag nicht rechtzeitig zum Kündigungsdatum beendet haben, und somit eine „Ehrenrunde“ gedreht haben. Die Laufzeit in Deutschland ist oft, sogar meistens normalerweise, mit einer automatischen Verlängerungsklausel versehen. Das kann manchmal zu Verlängerung führen, die man gar nicht wollte. Hier hilft ITISeasy.business und zeigt auf, wann der Einkausvertrag auslaufen würde. Eine schnelle Sortierung hilft Ihnen, rechtzeitig die Vertragssituation zu prüfen.  

Aber es geht auch andersherum: Sie können den Vorteil, nämlich die menschliche Vergesslichkeit zu nutzen, in ITISeasy.business mit modellieren und sich ansehen, ob Sie dem Kunden einen Hinweis geben wollen, um beispielsweise auf einen anderen Vertrag umzustellen, oder ob Sie einfach nur schnell auf das Ablaufdatum reagieren wollen, wenn der Kunde seine Absicht zu Beedigung mitteilt. Mit einem attraktiven Verlängerunsangebot lässt sich mancher Klient vielleicht doch noch umstimmen.

Spiel es noch einmal Sam: Besonders für wiederkehrendes Geschäft nützlich

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Alle diejenigen, die über mehrere Monate oder Jahre ihre Leistungen wiederkehrend anbieten, nutzen gerne die Möglichkeit dass der Kunde den Vertrag in Intervallen vergütet. ITISeasy.business ist das beste ERP-System 2021 und unterstützt diese Vorgehensweise ausgezeichnet. Durch die bestimmten Einheiten-Codes, die eine zeitliche Einheit darstellen haben, werden diese aktiviert: z.b. wird eine monatliche Abrechnung eines 24-Monate laufenden Vertrages damit zum Kinderspiel. Insbesondere findet sich hier auf dem Angebot auch die Möglichkeit, zwischen Einmal-Beträgen und laufenden Beträgen (z.b. monatlichen Abrechnung) zu unterscheiden und diese trotzdem in einem Beleg zu kombinieren. Die Summen dieser Beträge werden unten auf dem Beleg einzeln ausgewiesen und sind so für den Empfänger klar ersichtlich.

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Nichts ist so stetig wie der Wandel: Bei ITISeasy.business ist auch eine Modellierung von Upsell und Downsell eingebaut.

Damit denn bei der Erstellung von Verträgen werden viele Dinge festgelegt, die sich aber im Verlauf der Zeit ändern können. Wenn beide Parteien sich einig sind, können diese Änderungen festgehalten und durchgeführt werden. Das betrifft z.B. die Vertragslaufzeit, aber auch die Möglichkeit, den Vertrag von den Inhalten/Leistungen her anzupassen. Also beispielsweise die Änderungen von Lieferbedingungen, Liefermengen, Qualität des Produktes oder auch dessen Eigenschaften (Leistungversprechen).

ITISeasy.business basiert auf der Lösung von Odoo Deutschland und es sind einige dieser Möglichkeiten im Bereich Up und Downsell verankert damit kann der Sachbearbeiter qualifiziert mit dem Kunden über die Vertragsinhalte reden und die entsprechenden Änderungen im Vertrags-Modul notieren kann.
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Um bei vielen Verträgen die Übersicht zu behalten, ist das Management Dashboard und das Vertrags Dashboard eine prima Möglichkeit zur Sicht auf die Geschehnisse. Hier lassen sich sofort auf einen Blick erkennen welche Verträge demnächst auslaufen, und damit betrachtet werden müssen, oder wieviel Vertrags-Umsatz im laufenden Monat, im nächsten Monat und so weiter generiert wird. Natürlich sind diese Ansichten interaktiv und können als Ausgangsbasis für den drill- down im Vertragsmodul genutzt werden. Weitere Betrachtungsmöglichkeiten finden sich wie üblich in der BI-Ansicht, in der die Verträge nach Kundengruppen oder Verkaufsteams sehr schnell aufgelistet werden können. Gleiches gilt natürlich auch für den Bereich des Einkaufs.

Nun ist die Vertragsverwaltung für den Bereich Einkauf und Verkauf abgedeckt, aber es gibt noch andere Bereiche, wo Verträge einen Rolle spielen: Das Personal und dessen Arbeitsverträge sind z.b. auch sehr gut über das HR-Modul verwaltbar. Warum werfen Sie hierzu nicht einen Blick hierhin?

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