Ein möglicher Use-Case

der praxisnah zeigt wie ein Einsatz von ITISeasy.business und ITISeasy.docs funktionieren kann

Rechnungsstellung

Ein klassicher Ablauf ist nach erfolgreichem Angebot und Lieferung das Schreiben und Versenden der Rechnung an Ihre Kunden. Egal ob Sie die Rechnung direkt aus dem System und als PDF gedruckt oder per Mail versenden, ist es wichtig, dass die Rechnung gut dokumentiert und sicher aufbewahrt wird.
Auch im Hinblick auf externe Prüfungen ist die rechtliche Anforderung, eine Rechnung darf es nur genau einmal geben, zu beachten.

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Rechnung hochladen

Der Ordner in den die Rechnung hochgeladen werden soll, kann konfiguriert werden.
Hier wurde konfiguriert, dass die Rechnungen jeweils im zugehörigen Monatsordner gespeichert werden.

Hochgeladene Rechnung

Die Rechnung wird im Ordner angezeigt mit der festgelegten Bezeichnung, Die Rechnungsnummern müssen einzigartig sein und fortlaufend. Dies wird in ITISeasy.business und beim Upload nach ITISeasy.docs ebenfalls berücksichtigt.
Rechnungen mit gleichen Rechnungsnummer können dadurch nicht doppelt oder mehrfach hochgeladen werden.
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Dokumente kommen auch von extern in die Firma

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Direkter Upload von externen Dokumenten

Natürlich werden nicht alle Dokumente aus dem ERP heraus erzeugt, sondern kommen auch z.b. in Form von Lieferantenrechnungen ins Unternehmen.

Auch in diesem Fall hilft ITISeasy.docs die Dokumente zu verwahren.

Upload über die Dropzone

Ohne direkt mit dem Dokumentensystem in Berührung zu kommen, dann das externe Dokument einfach z.b. von der eigenen Festplatte per Drag and Drop in den gewünschten Ordner gezogen werden.
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